Aus Ihrer normalen PDF-Rechnung wird automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung

Sie arbeiten mit einem älteren Fakturierungs- oder Rechnungsprogramm, das zuverlässig funktioniert, aber nur normale PDF-Rechnungen erstellen kann?

Dann müssen Sie Ihre bestehende Software nicht gleich ersetzen.

Meine individuell angepasste Lösung erweitert Ihren bestehenden Rechnungsprozess um die automatische Erstellung und den E-Mail-Versand von ZUGFeRD-Rechnungen.

Ihr bisheriges Rechnungsprogramm bleibt dabei unverändert.

So funktioniert die Lösung mit meinem Tool

Sie erstellen Ihre Rechnung wie gewohnt in Ihrem bestehenden Fakturierungsprogramm.

Anschließend wird die Rechnung – über eine PDF-Software – als normale PDF ausgegeben.

In diesem Ablauf wird meine Software automatisch aufgerufen.

Von der Rechnung zur E-Rechnung ohne neue Software

Der automatische Ablauf

1. Rechnung im bisherigen Programm erstellen

Sie arbeiten weiterhin mit Ihrer gewohnten Rechnungssoftware und erstellen die Rechnung wie bisher.

2. PDF erstellen

Über einen PDF-Drucker, wird die Rechnung als PDF-Datei erzeugt.

3. Mein ZUGFeRD-Tool wird automatisch gestartet

Beim Erstellen der PDF wird meine Anwendung automatisch aufgerufen.

4. ZUGFeRD-Datei erstellen

Meine Software liest die erforderlichen Rechnungsdaten aus der PDF-Rechnung aus und erzeugt daraus eine E-Rechnung.

Die ursprüngliche PDF-Darstellung bleibt dabei erhalten und wird mit den strukturierten Rechnungsdaten zu einer elektronischen Rechnung verbunden.

5. Datei automatisch speichern

Die fertige ZUGFeRD-Rechnung wird automatisch in dem von Ihnen festgelegten Ordner gespeichert.

6. E-Mail automatisch vorbereiten

Anschließend wird automatisch eine E-Mail erstellt.

Der E-Mail-Text kann individuell vorgegeben werden. Die gerade erstellte ZUGFeRD-Rechnung wird automatisch als Anhang eingefügt.

7. Rechnung versenden

Die vorbereitete E-Mail kann anschließend direkt in Ihrem E-Mail-Programm versendet werden.

So wird aus Ihrem bisherigen Rechnungsprozess ein automatisierter ZUGFeRD-Prozess.

So erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Abläufe – ohne komplizierte Systeme.

Ihr altes Rechnungs- bzw. Fakturierungsprogramm bleibt bestehen

Der große Vorteil meiner Lösung:

Sie müssen Ihre bestehende Fakturierungssoftware nicht austauschen.

Wenn Ihr bisheriges Programm Rechnungen zuverlässig erstellt, aber keine ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen kann, wird diese fehlende Funktion einfach ergänzt.

Ihre Mitarbeiter arbeiten weiterhin mit der Software, die sie kennen.

Individuell auf Ihren Betrieb angepasst

Die Lösung wird nicht als starres Standardprogramm angeboten.

Ich passe die Software an die Anforderungen Ihres Unternehmens und an den Aufbau Ihrer vorhandenen Rechnungen an.

Dabei können beispielsweise berücksichtigt werden:

• Ihr bestehendes Fakturierungsprogramm
• der verwendete PDF-Drucker
• Aufbau und Inhalt Ihrer Rechnungen
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Kunden- und Adressdaten
• Rechnungspositionen
• Netto-, Steuer- und Bruttobeträge
• verschiedene Mehrwertsteuersätze
• Speicherorte und Dateinamen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers
• individueller E-Mail-Text
• automatischer Rechnungsversand

Auch besondere Anforderungen Ihres bestehenden Systems können bei der Umsetzung berücksichtigt werden.

Besonders interessant für ältere Software

Viele Unternehmen nutzen seit Jahren eine Fakturierungssoftware, die zuverlässig arbeitet und deren Umstellung mit erheblichem Aufwand verbunden wäre.

Oft fehlt lediglich die Möglichkeit, moderne elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD zu erzeugen.

Dafür muss nicht zwingend ein neues Rechnungsprogramm angeschafft werden.

Einmal einrichten – anschließend automatisch arbeiten

Nach der individuellen Einrichtung läuft die Verarbeitung weitgehend automatisch.

Sie erstellen Ihre Rechnung wie gewohnt.

Den Rest übernimmt die Software.

Sie möchten Ihre bestehende Rechnungssoftware behalten?

Wenn Ihr Fakturierungsprogramm keine ZUGFeRD-Rechnungen erstellen kann, prüfe ich gerne, ob meine individuelle Lösung für Ihren bestehenden Rechnungsablauf geeignet ist.

Sprechen Sie mich an und zeigen Sie mir, wie Ihre aktuelle Rechnung aussieht.

Ich entwickle eine passende Lösung für Ihren bestehenden Ablauf.

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